В продуктах лінійки BAS: BAS ERP, BAS Комплексне управління підприємством та BAS Управління торгівлею – існує два способи оформити рахунок на оплату клієнту на основі його замовлення.

Перший варіант – друк із замовлення клієнта.

В цьому випадку друкована форма рахунку формується по натисканню кнопки «Друк», після чого необхідно обрати один з варіантів форми – «Рахунок на оплату» або «Рахунок на оплату з факсиміле» (рис.1).

Рис. 1 – Створення друкованої форми рахунку на оплату із замовлення клієнта

В картці організації на закладці «Настройки друку» можна налаштувати використання логотипу та факсимільної печатки підприємства. Якщо ці налаштування виконані, можна обирати друковану форму «Рахунок на оплату з факсиміле».

В системах BAS існує також можливість формування друкованих форм одночасно за кількома замовленнями. Для цього в журналі замовлень можна відібрати ті, в яких очікується оплата у відповідності з варіантами оплати в офертах «Аванс (до забезпечення)», «Передплата (до відвантаження)» (рис. 2).

Рис. 2 – Відбір замовлень, за якими очікується оплата

Також можна відібрати одразу всі замовлення, за якими очікується оплата, виділити їх та сформувати друковані форми рахунків для всіх цих замовлень (рис. 3).

Рис. 3 – Формування рахунків на оплату за декількома замовленнями клієнтів

Другий варіант – формування окремого документу «Рахунок на оплату»

Цей метод застосовують у тому випадку, коли за замовленням передбачено кілька етапів оплати, а для включення цієї можливості необхідно встановити в розділі «НДІ і адміністрування» - «Настройка розділів» - «Продажі» функціональну опцію «Рахунок на оплату».

Для необхідного замовлення за кнопкою «Створити на підставі» обираємо «Рахунок на оплату» та в діалоговому вікні бачимо етапи оплати та стан надходження за ними оплат (рис. 4).

Рис. 4 – Створення рахунку на оплату за конкретним замовленням клієнта та етапом оплати

Натисканням кнопки «Створити рахунок» відбувається формування рахунку на оплату, а за кнопкою «Створити і роздрукувати рахунок» - виводиться готова друкована форма рахунку. Всі створені рахунки за даним замовленням знаходяться на вкладці «Рахунки на оплату».

Також список всіх рахунків можна знайти в журналі документів «Рахунки на оплату» («Продажі» - «Гуртові продажі»).

В журналі документів «Безготівкові платежі» («Казначейство» - «Банк») на вкладці «До надходження» відображається інформація про ті рахунки, для яких передбачена оплата шляхом перерахування коштів на розрахунковий рахунок. Для відображення рахунків на оплату необхідно обрати відповідну підставу платежу.

Оформлення оплати здійснюється за кнопкою «Оформити надходження», при цьому формується документ «Надходження безготівкових коштів» (рис. 5).

Рис. 5 – Оформлення безготівкової оплати рахунку

Варто відзначити, що документ «Надходження безготівкових коштів» фіксує як інформацію про сам рахунок на оплату, так і про замовлення, на підставі якого цей рахунок було сформовано (рис. 6).

Рис. 6 – Відображення рахунку на оплату та замовлення клієнта в документі надходження коштів