В конфігураціях BAS ERP та BAS КУП існує зручний механізм автоматизації заповнення полів з посадами та прізвищами відповідальних осіб у формах уніфікованої звітності.

Він реалізується за допомогою довідника «Особи з правом підпису» (Розділ «НДІ та адміністрування» – «НДІ» – «Особи з правом підпису»). В довіднику у хронологічному порядку зберігаються записи про всіх відповідальних осіб організації, які мають право підписувати документи відповідно до своїх посадових обов’язків, та тих, що можуть це робити згідно з наказами, довіреностями тощо.

Рис. 1. Доступ до довідника «Особи з правом підпису» з меню програми

Список видів відповідальних осіб визначений наперед і з кожною посадою пов’язаний свій перелік документів, які вона має право підписувати. А при оформленні документів в системі під час формування друкованої форми автоматично будуть відображатися відповідальні особи, які мають на даний момент право підписувати цей документ.

Рис. 2. Записи у довіднику «Особи з правом підпису»

Наприклад, особа з видом «касир» використовується при формуванні друкованих форм касових документів, а «керівник кадрової службі» – у документах підсистеми кадрового обліку.

Рис. 3. Відображення даних відповідальних осіб в полях для підпису друкованої форми документу

Для оформлення нової відповідальної особи необхідно вибрати у полі «відповідальна особа» вид особи, від імені якої співробітник матиме право підписувати документи («керівник», «касир» тощо). Далі вказується чи цей співробітник є основною відповідальною особою, або йому передані права на підпис відповідно до наказу чи довіреності. Необхідно також вказати на який період надається право підпису, вибрати співробітника з довідника «Фізичні особи», вказати його посаду згідно штатного розкладу.

Рис. 4. Заповнення даних керівника організації у довіднику «Особи з правом підпису»

Рис. 5. Заповнення даних особи з тимчасовим правом підпису у довіднику «Особи з правом підпису»

Важливо!

У документах «Видатковий касовий ордер» та «Прибутковий касовий ордер» на вкладці «Друк» «Головний бухгалтер» підтягується автоматично з довідника «Особи з правом підпису», а «Касир» має заповнюватися вручну, оскільки в якості касира вказується саме та особа, яка безпосередньо видала/прийняла гроші в касу.