У цій статті ми хочемо з вами поділитися рекомендаціями, які етапи необхідно пройти для переведення життєвого циклу документа в електронний вигляд на базі конфігурації «BAS: Документообіг». По суті ми розкриємо невеликий секрет, яким керуються наші фахівці.

Загальні рекомендації

Будь-яке впровадження — це не простий процес, складність якого можна мінімізувати завдяки вибудовуванню точної лінії дій.

Визначте цілі – це перший і один із найважливіших кроків. У випадку роботи з документами – визначте список документів, життєвий цикл яких ви хочете перевести в електронний вигляд (службові записки, договори, додаткові угоди, акти, інструкції тощо).

Сформуйте робочу групу – це 1–3 особи (відповідальний за діловодство, спеціаліст IT-відділу, відповідальний за стандартизацію ISO), які займатимуться збором, аналізом, а згодом і налаштуванням у системі для документів. Надалі це опора для користувачів та зв’язуюча ланка між користувачем та фахівцем із впровадження BAS Документообіг. Саме ці люди стануть носіями знань

Визначте порядок дій – разом із робочою групою визначте порядок роботи з документами. Простіше кажучи: "З якого почнемо?".

Таким чином ми перемагаємо головного ворога впровадження «Я ХОЧУ ВСЕ І ВІДРАЗУ». Тепер слідуємо нашому списку, дотримуємося вибудуваної нами черги. Це також допоможе знизити ризик несприйняття роботи в системі звичайними користувачами.

План «автоматизації документа»

З цілями визначились? - Добре. Розставили пріоритет щодо документів? - Відмінно.

А чи думали ви, що кожна мета – це маленький проект? - Ні? А ми хочемо вам дати інформацію до роздумів, і пропонуємо ознайомитися з планом, яким слідує практикуючий впровадженець (рис.1)

Рис 1. – «План проекту «Перехід життєвого циклу документа “__________” в електронний вигляд»

Мета першого етапу – збір та обробка інформації, вимог, визначення учасників процесу.

Мета другого етапу – налаштування згідно з вимогами, перевірка коректності налаштувань. Все добре? – йдемо далі.

Мета третього етапу – налаштування бізнес-процесів за документом, тестування виконаних налаштувань, виявлення неточностей процесу. Все добре?- йдемо далі.

Мета четвертого етапу – підготовка користувачів до роботи з документами в системі.

Мета п'ятого етапу – стандартизація роботи. Дуже часто його залишають насамкінець: «Наприкінці року все напишемо» або взагалі ігнорують – і в цьому є помилка. Вносимо зміни до стандартів та регламентів підприємства. Фіксуємо правила. З цього моменту працюємо згідно із затвердженим регламентом. Наказом – затверджуємо. Тут підприємство вчиться жити трохи інакше.

Мета шостого етапу – виявити та усунути неточності. Як тільки підприємство починає працювати за новим стандартом, можуть виникнути питання та виявитись додаткові неточності, а також необхідність додаткового навчання користувачів.

«І як же нам самостійно провести впровадження?» - запитаєте Ви.

І на це питання ми готові відповісти. Нашими спеціалістами розроблено спеціалізований курс «Методика переходу життєвого циклу документів в електронний вид на базі конфігурації BAS: Документообіг» - Вас навчать працювати в системі, а також поділяться рекомендаціями, що ґрунтуються на практиці. Пройшовши цей курс Ваші фахівці отримають достатній рівень для самостійного впровадження. А питання, що виникли далі легко вирішуються в рамках договору супроводу, що значно зменшує бюджет на впровадження системи «BAS: Документообіг» .