Корисні поради з автоматизації управлінського обліку, планування та бюджетування фінансового потоку з використанням BAS КУП/ERP

Після появи перших релізів типових конфігурацій лінійки BAS одразу стало зрозуміло, що ці системи призначені в першу чергу для управлінського обліку. Почали точитися дискусії про те, що таке управлінський облік в умовах автоматизованої системи і як саме його автоматизувати. Адже проект автоматизації неминуче змінює більшість управлінських процесів, у тому числі й процес управлінського обліку.

До автоматизації управлінський облік зазвичай виглядає як кілька таблиць, які створюють спеціалісти, збираючи дані з різних джерел — бухгалтерських баз, ручних записів тощо. Ці фахівці не лише збирають, а й інтерпретують інформацію, зводять її в підсумкові таблиці та надають керівництву для прийняття рішень. Тобто методологія управлінського обліку часто існує не у вигляді документів, а у вигляді знань конкретних людей. Є вихідні дані, є підсумкові звіти — і є людина, яка знає, як з одних отримати інші. Саме це — точка старту для автоматизації.

Фахівці ТОВ «Проком» узагальнили свій практичний досвід таких проектів. У цій серії матеріалів ми ділимося порадами, які допоможуть вам самостійно пройти шлях організації управлінського обліку в BAS ERP чи BAS КУП.

Частина 1. Організація довідника «Статті руху грошових коштів»

Управлінський облік — це набір інструментів, які допомагають менеджеру зрозуміти, чи рухається підприємство у напрямку обраної стратегії. Відповідно, облік потрібен настільки, наскільки зрозуміла стратегія.

Метафора: управлінський облік — це спідометр. Він потрібен, щоб бачити, чи ми рухаємось у допустимих межах. Але навіть якщо водій не дивиться на спідометр, прилад є — бо стратегія «дотримуватись безпечної швидкості» є загальноприйнятою. Так само є універсальні стратегії управління підприємством, які визначають вимоги до структури обліку.

Стратегія №1. Операційна діяльність має генерувати позитивний фінансовий потік — приносити більше коштів, ніж споживає. Для цього у довіднику статей руху коштів варто передбачити розподіл за видами діяльності:

1. Операційна
2. Інвестиційна
3. Фінансова
4. Поповнення/вилучення капіталу
5. Службове переміщення коштів

Цей мінімальний поділ дозволяє контролювати баланс дебіторської та кредиторської заборгованостей і своєчасно реагувати на відхилення.

Стратегія №2. Витрати з операційної діяльності мають бути обґрунтованими. Тобто купуємо лише те, що потрібно, і в межах потреб. У системі це досягається плануванням на основі нормативів витрат і логічної структури статей. Для виробничого підприємства базова структура може виглядати так:

1. Операційна діяльність
1.1. Надходження
1.1.1. Від продажу продукції
1.1.2. Інші надходження
1.2. Виплати
1.2.1. Прямі виробничі витрати
1.2.2. Комерційні витрати
1.2.3. Адміністративні витрати
1.2.4. Податки та збори
2. Інвестиційна
3. Фінансова
4. Капітал
5. Службове переміщення

Ця структура дозволяє швидко оцінити співвідношення витрат і доходів, контролювати маржинальний дохід і підтримувати ефективний фінансовий ритм.

Стратегія №3. Делегування фінансової відповідальності. Різні витрати — різні відповідальні. Це не лише зручно, а й розвиває управлінську компетентність команди. Для цього статті деталізуються настільки, щоб розмежувати відповідальність менеджерів.

Приклад структури: детальний розподіл комерційних, адміністративних, інвестиційних і фінансових витрат, із зазначенням конкретних напрямів (оплата праці, послуги, комісійні, відсотки тощо).

Важливо! Для кожної статті має бути правило вибору бухгалтером під час проведення документа. Наприклад, дизельне паливо може бути як виробничою, так і адміністративною або комерційною витратою. Щоб уникнути плутанини, потрібно або чітко визначити статті, або використовувати механізм заявок на витрати, який у BAS ERP/КУП дозволяє автоматично підставляти статтю при оплаті.

Короткий підсумок:

• Статтю варто створювати лише тоді, коли за нею можна запланувати рух коштів;
• Є відповідальний за її виконання;
• Можна сформулювати правило вибору при реєстрації операції.

Практичні рекомендації:

• Мінімізуйте кількість рівнів у довіднику.
• Не створюйте статті за місцем формування витрат, елементами чи проектами — для цього є окремі аналітики.
• Дрібні статті (до 0,5% від загального обороту) об’єднуйте у «Інші».
• Назви статей робіть короткими та змістовними, додаючи код, наприклад: «1212 Оплата праці виробничих робітників».
• Платежі, які неможливо розділити за видами діяльності, відносіть до виробничої.

Нестримних вам фінансових потоків ????

Сергій Бутенко
02.11.2025 р.