Придбали BAS ERP: що далі?

Придбання BAS ERP це важливий стратегічний крок для будь-якого підприємства. Проте сама по собі покупка програмного забезпечення – це лише один з кроків довгого та складного шляху до цифрової трансформації бізнесу. Перед керівництвом та командою постає ряд серйозних викликів: як правильно розпочати впровадження, які ресурси знадобляться, як підготувати персонал та налаштувати процеси. У цій статті ми детально розглянемо всі ключові аспекти початку роботи з BAS ERP та надамо практичні рекомендації для успішного старту проєкту.

Формування стратегії впровадження

Комплексна оцінка поточного стану

Перший і найважливіший крок – це проведення детального аудиту поточного стану підприємства, і визначення основних цілей, яких бажано досягти при впровадженні BAS ERP. Цю роботу доцільно починати навіть до покупки самої програми. Важливість усвідомлення бізнес цілей часто недооцінюють, фокусуючись на технічних моментах впровадження, проте саме якісний аудит закладає фундамент для успішної реалізації всього проєкту.

Аудит бізнес-процесів

На цьому етапі увага має бути зосереджена на пошуку відповідей на наступні важливі питання:

• Які саме з існуючих бізнес-процесів підприємства будуть трансформовані в результаті впровадження;
• Як ці процеси будуть протікати по-новому в умовах експлуатації BAS ERP.

Хто саме має це робити, і яка послідовність дій? Це не просте організаційне питання, і краще з самого початку починати робити правильно, бо цей механізм буде Вам допомагати приймати правильні рішення і надалі, протягом всього життєвого циклу інформаційної системи:

• Створіть робочу групу з 3-4 фахівців – керівників середньої ланки. Продажі, Виробництво (Склад), Закупівлі, Фінанси. В залежності від масштабу підприємства, та особливостей розподілу повноважень в цю групу може входити ще бухгалтер, наприклад, заступник головного бухгалтера, та HR. Хтось цю групу має очолити. Може директор, особисто, або той кого він визначить.
• Пройдіть навчання на курсах. Це рекомендація, але у будь якому разі, для того щоби приймати якісь свідомі рішення, робоча група має ознайомитись з продуктом, термінологією, яка використовується, і набути базових навичок.
• Визначте пріоритети. Які процеси є для вас найважливішими, що їх трансформація принесе найбільшу користь бізнесу.

По кожному процесу потрібно визначити:

• Документообіг. Які документи використовуються або створюються в процесі. Особливу увагу слід приділити місцям, де виникають затримки або втрати інформації. Наприклад, якщо затвердження документів відбувається в паперовому вигляді, це може суттєво сповільнювати роботу.
• Взаємодія між підрозділами. Які підрозділи задіяні в процесі, як вони обмінюються інформацією, які дані передають одне одному, де виникають конфлікти або непорозуміння. Часто саме на стиках між підрозділами виникають найбільші проблеми, які потребуватимуть особливої уваги при впровадженні ERP-системи.
• Управлінська звітність. Які звіти формуються, скільки часу витрачається на їх підготовку. Це допоможе визначити ключові показники ефективності, які мають відслідковуватись у новій системі.

Все це не просто формальність - потрібно по кожному процесу зібрати документи для створення наскрізного контрольного прикладу, і, бажано, зробити детальний опис того, що зібрано. У підсумку Ви отримаєте те, що професіонали називають «Завданням на моделювання», і цей документ суттєво полегшить виконання наступного кроку.

Моделювання

Створіть окрему інформаційну базу BAS ERP для тренувань, і силами робочої групи в цій базі виконайте налаштування відповідно до прикладів наданих на курсах, а також Вашого розуміння потреб.

Наповніть прикладами даних всі довідники, відповідно до інформації зібраної на етапі аудиту бізнес-процесів, і підготовки «Завдання на моделювання», і виконайте всі дії яких потребує кожен процес. Тобто, умовно, дайте замовлення постачальнику, купіть товари на склад, отримайте замовлення від клієнта, відвантажте товар. Проаналізуйте управлінські звіти.

Всі кроки робоча група має обговорювати спільно. Це непроста задача, можливо доведеться повернутись назад, змінювати налаштування, переробляти, або доповнювати довідники, і таке інше.

І от коли робоча група виконає моделювання, то у її колективній голові вже буде достатньо знань, щоби планувати всі подальші етапи проекту, аж до початку реальної експлуатації.

Технічний аудит інфраструктури

Паралельно з аналізом бізнес-процесів та підготовкою «Завдання на моделювання» необхідно провести ретельну оцінку технічної інфраструктури підприємства. Це багатогранний процес, який включає:

• Оцінку серверного обладнання – потрібно проаналізувати потужність наявних серверів, їх відповідність вимогам BAS ERP. Важливо враховувати не лише поточні потреби, але й перспективи росту компанії. Наприклад, якщо планується збільшення кількості користувачів системи протягом найближчого року, це треба врахувати при плануванні серверної інфраструктури.
• Аналіз мережевої інфраструктури – необхідно оцінити пропускну здатність каналів зв'язку, особливо якщо компанія має територіально розподілену структуру. Важливо перевірити стабільність з'єднання між підрозділами, можливості резервування каналів зв'язку.;
• Аудит робочих станцій – потрібно перевірити відповідність комп'ютерів користувачів мінімальним вимогам системи. Часто виявляється, що частина обладнання потребує оновлення або заміни.
• Оцінку систем безпеки – необхідно проаналізувати наявні засоби захисту інформації, системи резервного копіювання, антивірусний захист. BAS ERP працює з критично важливими даними підприємства, тому питанням безпеки слід приділити особливу увагу.

Планування проекту

Розробка якісного сценарію впровадження дуже складна і важлива задача. В загальних рисах сценарій має враховувати:

• фактори часу (наприклад, є бажання почати працювати з 01 січня, або є якісь сезонні навантаження);
• пріоритети по функціональності (наприклад, в першу чергу має бути впровадженим виробничий контур, або складська логістика);
• загальну підготовку персоналу та керівників середньої ланки (наприклад, якщо у користувачів немає досвіду роботи в повністю інтегрованій системі, то такий досвід спершу потрібно напрацювати, і зняти пов'язані з цим страхи);
• а також резерви часу на можливі доопрацювання типового функціоналу (хоча бажано і цю потребу оцінити на етапі моделювання).

Тобто, далі ми розглянемо деякий шаблон такого сценарію напрацюваний досвідом, і він, звісно має коригуватись відповідно до конкретної ситуації.

Підготовчий етап

Формування проєктної команди

Успіх впровадження BAS ERP значною мірою залежить від правильно сформованої команди проєкту. Це не просто формальне призначення відповідальних осіб, а створення ефективної структури, здатної реалізувати складний проєкт трансформації бізнесу. Якщо етап моделювання був виконаний якісно, то ядро проєктної команди вже є. В залежності від масштабу підприємства до команди мають долучатися вже інші фахівці.

Ролі та відповідальності

Керівник проєкту впровадження. Ця ключова позиція вимагає особливої уваги при виборі кандидата. Керівник проєкту повинен мати не лише технічні знання, але й глибоке розуміння бізнес-процесів підприємства. Його основні завдання включають:

• Розробку та актуалізацію плану впровадження з урахуванням всіх залежностей між завданнями та обмежень ресурсів;
• Координацію роботи всіх учасників проєкту, включаючи внутрішню команду та зовнішніх консультантів;
• Управління бюджетом проєкту та контроль за його виконанням;
• Своєчасне виявлення та вирішення проблем, що виникають у процесі впровадження;
• Регулярну комунікацію з керівництвом компанії щодо статусу проєкту.

Технічні спеціалісти. До складу технічної команди мають входити фахівці різних профілів:

Системний архітектор відповідає за проєктування загальної архітектури рішення, визначення технічних вимог та обмежень. Він повинен забезпечити відповідність технічних рішень бізнес-потребам компанії та можливість подальшого масштабування системи.

Адміністратори баз даних забезпечують:

• Проєктування структури баз даних
• Налаштування продуктивності та оптимізацію запитів
• Організацію процесів резервного копіювання та відновлення
• Моніторинг продуктивності та вирішення проблем

Спеціалісти з безпеки відповідають за:

• Розробку політик безпеки
• Налаштування систем авторизації та аутентифікації
• Захист конфіденційних даних
• Аудит безпеки та моніторинг інцидентів

Ключові користувачі. Особливу роль у проєкті впровадження відіграють ключові користувачі від кожного підрозділу. Це співробітники, які:

• Глибоко розуміють бізнес-процеси свого підрозділу
• Мають авторитет серед колег
• Здатні швидко навчатися та передавати знання іншим
• Готові приділяти значний час проєкту впровадження

Їхні основні завдання включають:

• Участь у проєктуванні та налаштуванні бізнес-процесів у системі
• Тестування функціоналу та надання зворотного зв'язку
• Навчання колег роботі з системою
• Підтримку користувачів на початкових етапах роботи

Технічна підготовка:

Налаштування інфраструктури:

• Підготовка серверного обладнання
• Налаштування мережевої інфраструктури
• Встановлення необхідного програмного забезпечення
• Створення тестового середовища

Міграція даних:

• Аудит наявних даних
• Розробка стратегії міграції (саме тут і допоможе контрольний приклад - модель, який Ви створили на початку, бо тільки після цього стане зрозуміло, які довідники або регістри потрібно переносити, які створювати «з нуля», і яка структура реквізитів кожного об’єкту).
• Очищення та валідація даних
• Тестова міграція

Організаційна підготовка:

Навчання персоналу:

• Розробка програми навчання
• Підготовка навчальних матеріалів (тут також все має базуватись на методичних напрацюваннях етапу «Меделювання», і на тому контрольному прикладі-моделі, що був відпрацьований робочою групою)
• Проведення базових тренінгів
• Організація практичних занять

Управління змінами:

• Мотивація співробітників (включно з загальною комунікацією з персоналом, та подоланням опору змінам)
• Створення системи підтримки користувачів

Дослідна експлуатація

• Вибір підрозділу для дослідної експлуатації, та періоду даних які мають відтворити користувачі під час дослідної експлуатації
• Налаштування базового функціоналу
• Тестування робочих процесів
• Збір та аналіз зворотного зв'язку
• Доопрацювання типового програмного коду (за потребою, наприклад, розробка модулів інтеграції з зовнішніми системами), зміна налаштувань, або організаційні зміни

Промислова експлуатація

• Актуалізація даних (довідники, залишки, і таке інше).
• Налаштування додаткового функціоналу (за потребою)
• Моніторинг дій користувачів, контроль якості, та підтримка

Типові виклики та їх рішення

Технічні складнощі:

• Проблеми з продуктивністю системи
• Складності інтеграції з зовнішніми системами або сервісами
• Питання безпеки даних
• Технічні збої

Організаційні проблеми:

• Опір персоналу
• Недостатня кваліфікація користувачів
• Порушення бізнес-процесів
• Проблеми комунікації

Забезпечення ефективної роботи

Моніторинг та оптимізація:

• Регулярний аналіз продуктивності
• Оптимізація налаштувань
• Вдосконалення процесів
• Збір метрик ефективності

Підтримка користувачів:

• Організація служби підтримки
• Створення бази знань
• Регулярні консультації
• Додаткове навчання

Як ТОВ «Проком» може допомогти?

Ми пропонуємо повний спектр послуг із впровадження BAS ERP:

• Аналіз бізнес-процесів та моделювання Наші експерти допоможуть створити якісне «Завдання на моделювання», провести «Моделювання» і таким чином отримати повне уявлення, як буде працювати підприємство на новій системі, виявити вузькі місця та визначити заходи по адаптації системи під ваші потреби. Детально про це див. https://csoprocom.com.ua/ru/bas/poslugi-z-modelyuvannya/;
• Професійне навчання Наші курси допоможуть вашим співробітникам швидко освоїти BAS ERP - https://csoprocom.com.ua/study/kursy-bas/.
• Підтримка на всіх етапах Ми супроводжуємо вас від первинних налаштувань до повноцінної роботи в системі.

Висновок

Впровадження BAS ERP – це комплексний процес, який вимагає ретельного планування та професійного підходу. Хоча самостійне впровадження можливе, воно потребує значних ресурсів і експертизи. Якщо ви не впевнені у своїх силах або прагнете мінімізувати ризики, краще звернутися до професіоналів. З нашою допомогою ви зможете уникнути типових помилок і зробити впровадження максимально ефективним.

Спеціальна пропозиція!

Знижка 30% на всі навчальні курси по BAS ERP. Оберіть курс, який вам цікавий - https://csoprocom.com.ua/study/kursy-bas/. Залишайте заявку на сайті.

Зв'яжіться з нами для консультації: 067 300 67 50, 099 300 99 50

Деталі на сайті: https://csoprocom.com.ua/bas/vprovadzhennya-program-bas/.

Більше корисного контенту в нашому Telegram-каналі: https://t.me/Procom_ProBAS.