Взаємозв’язок підсистем Казначейство та Бюджетування в BAS ERP

У системі BAS ERP підсистема Казначейство відповідає за оперативне управління грошовими потоками підприємства — від заявок на витрачання до фактичного руху коштів. Проте, крім Казначейства, у системі існує ще один важливий блок, який також працює із фінансами — Бюджетування. Обидві підсистеми можуть взаємодіяти між собою, насамперед у частині контролю лімітів витрат.

Як працює зв’язок між підсистемами

Залежно від налаштувань системи, контроль витрат може здійснюватися:

або в рамках Казначейства — за документами «Ліміт витрачання грошових коштів»;

або за даними Бюджетування — на основі встановлених бюджетних лімітів

.

Тип контролю задається у налаштуваннях системи.

Якщо контроль виконується в межах підсистеми Казначейство, для кожної статті руху грошових коштів створюється документ «Ліміт витрачання ГК», у якому визначається допустима сума витрат на певний період (наприклад, місяць).

При проведенні заявки на витрачання коштів система перевіряє, чи не перевищує вказана сума встановлений ліміт за відповідною статтею руху грошових коштів.

Контроль може бути:

м’який — користувач отримує попередження, але документ можна провести;

жорсткий — проведення заявки блокується при перевищенні ліміту.

Якщо певну статтю потрібно виключити з контролю, її слід зазначити у документі з порожньою сумою — це сигнал системі, що обмеження не застосовується.

Якщо обрана схема контролю за даними Бюджетування, система перевіряє заявки на витрачання коштів на відповідність встановленим бюджетним лімітам. Якщо за конкретною статтею або аналітикою ліміт не задано, заявка вважається перевищенням бюджету, і її проведення блокується.

Налаштування контролю та лімітів

Для роботи контролю необхідно:

• налаштувати модель бюджетування — визначити статті, аналітики та періодичність;

• у документі «Екземпляр бюджету» встановити ліміти за відповідними статтями;

• задати правила отримання фактичних даних (меню Бюджетування і планування – Настройки і довідники – Правила отримання фактичних даних), які визначають, як дані із заявок Казначейства передаватимуться у підсистему Бюджетування.

Саме аналітика (підрозділ, проект, стаття витрат тощо) виступає зв’язковим елементом між двома підсистемами — через неї здійснюється порівняння планових і фактичних даних.

Аналіз результатів

Результати використання лімітів можна переглянути за допомогою різних звітів:

• у підсистемі Казначейство — звіт «Ліміти витрачання грошових коштів»;

• у підсистемі Бюджетування — звіт «Бюджети – Ліміти витрачання ГК».

На практиці більшість підприємств застосовують саме контроль у межах Казначейства, оскільки він є більш наочним, простішим у налаштуванні та зрозумілим для користувачів. Однак при розвиненому плануванні доцільно інтегрувати контроль із підсистемою Бюджетування, що забезпечує узгодженість планових і фактичних витрат у єдиному фінансовому контурі.