Дискусії про те, як впроваджувати ERP і чи є взагалі якийсь порядок дій, який веде до гарантованого успіху, доводиться вести на початку майже кожного проекту. На наш погляд такий порядок дій є – це технологія BAS TREK, яка останнім часом набирає популярності серед клієнтів та консультантів.

Одним із найважливіших процесів цієї технології є моделювання, тому ми розповімо про це більш докладно.

В загальному вигляді моделювання складається з 4 етапів.

1. Збір первинної інформації
2. Розробка та погодження Завдання на моделювання
3. Створення та погодження моделі
4. Опис моделі, розробка та погодження документу ТЕХНІКО-МЕТОДИЧНЕ РІШЕННЯ. Звісно, в простих випадках, коли інформації небагато, деякі з цих етапів виконуються безкоштовно (наприклад, якщо загальний обсяг моделювання менше 25 годин, то «Завдання на моделювання» фахівці просто додають до комерційної пропозиції), але так буває не завжди Втім про все по порядку.

Збір первинної інформації

Фахівці «ПРОКОМ» починають роботу з клієнтом по заздалегідь приготованій анкеті. Вже на цьому етапі стає зрозумілим, які процеси для Замовника є критично важливими, а які ні, по яких достатньо інформації, а де доведеться щось вигадувати. Сама інформація може надаватись Замовником у будь-якому вигляді – усно, письмово, у вигляді первісних паперових документів або електронних таблиць чи інформаційних баз облікових систем. Це не важливо, а от що критично важливо, так це те, щоб Замовник призначив особу, яка відповідає за спілкування з нашими фахівцями і сама володіє всією необхідною інформацією або має повноваження координувати надання інформації різними підрозділами компанії Замовника. Збір інформації не лінійний процес, фахівці будуть всю її аналізувати, порівнювати різні джерела, і перепитувати, коли щось виявиться незрозумілим. Але врешті решт все, що буде придатним для створення моделі, буде прямо вказано в додатках до Завдання.

Завдання на моделювання

Це структурований текстовий опис того, що має бути відтворено в моделі. Він описує:

• Вимоги до загальної архітектури моделі
• Об'єкти НДІ, приклади яких мають бути налаштовані та створені під час моделювання
• Процеси, які мають бути промодельовані
• Дані, що надані Замовником для моделювання

Текст Завдання побудований так, щоби з одного боку Замовник був в змозі його прочитати та скласти собі повне уявлення про те, що він отримає на виході, а з іншого боку фахівці Виконавця отримали чіткі вказівки для подальшої роботи. Це невеликий за обсягом документ, зазвичай, близько 30 сторінок.

Як правило, ця фаза (разом із збором необхідної інформації) займає 4 тижні (за календарем), від 10 до 50 годин трудовитрат Виконавців і коштує від 10 до 50 тис. грн. залежно від складності об’єкта.

Створення моделі

Модель – це інформаційна база обраного Замовником продукту (BAS УТ, BAS КУП, BAS ERP або BAS Малий бізнес тощо), яка наповнюється даними відповідно до Завдання на моделювання. Створюються довідники (види номенклатури, номенклатура, ресурсні специфікації і т.д.), заповнюються регістри, вводяться первісні документи. З рештою на цій інформаційній базі відтворюються всі окреслені Завданням процеси, так як вони мають працювати в реальних умовах.

Звісно, все це не відбувається в якийсь закритий спосіб. Навпаки, фахівці «ПРОКОМ» активно залучають до спілкування членів робочої групи Замовника. Показують які є варіанти методичних рішень в кожній точці процесу, і спільно доходять згоди щодо обраного варіанту. Впродовж всього етапу члени робочої групи мають доступ до самої інформаційної бази моделі (для цього вона публікується або на серверах Замовника, або на наших серверах).

Спілкування за формою може бути дуже різним – демонстрації прямо на інформаційній базі, підготовка презентацій із скриншотами, підготовка схематичних та текстових описів процесів. Зазвичай ця фаза (разом із збором необхідної інформації) займає 8-12 тижнів (за календарем) та від 25 до 400 годин трудовитрат Виконавців і коштує від 25 до 400 тис. грн. залежно від складності Завдання.

Опис моделі

Коли модель повністю готова і всі процеси відпрацьовано, складається документ «ТЕХНІКО-МЕТОДИЧНЕ РІШЕННЯ». В якому є 5 головних розділів :

• Опис особливостей налаштування структури важливих об’єктів нормативно-довідкової інформації (види номенклатури, номенклатура, ресурсні специфікації, контрагенти, тощо)
• Схематичні та текстові описи всіх процесів, які були промодельовані
• Рольова матриця (хто з користувачів які права буде мати)
• Рекомендації щодо організаційних змін (якщо подальші впровадження і експлуатація ERP за думкою консультантів потребуватиме таких змін)
• Постановки задач на доопрацювання конфігурації (якщо таке було визнано за необхідне)

Задача документу – досягти кращого сприйняття керівництвом методичних рішень, які були напрацьовані під час моделювання з метою якісної підготовки організації до майбутніх змін.

Підсумок. Для чого це все ?

Врешті решт все це потрібно щоби досягти результату швидше і за менші гроші. Результат це – впровадження ERP, і наш підхід до впровадження полягає в тому, щоби на кожному кроці фахівці робочої групи Замовника отримували все більше і більше знань. І про програмний продукт, і про власні процеси в тій версії, як вони буть протікати за допомогою цього програмного продукту. Аж до моменту коли вони будуть знати все, що необхідно для самостійної роботи.

Це працює. Перевірено «ПРОКОМ»