Перед початком роботи в інформаційній базі, крім введення інформації про організацію, необхідно виконати певні налаштування, які дозволяють вести облік у відповідності з нормами законодавства та потребами організації. Розглянемо більш детально основні налаштування, які необхідно виконати для ведення кадрового обліку в конфігурації «BAS Бухгалтерія».

Основні параметри кадрового обліку для всіх організацій єдиної інформаційної бази задаються у формі налаштувань «Параметри обліку» на закладці «Співробітники і зарплата» (Рис. 1).

Рис 1. – Налаштування «Параметри обліку»

У розділі «Облік розрахунків з заробітної плати і кадровий облік ведуться» вказується, в якій програмі передбачається вести облік кадрів та розрахунки заробітної плати:

• У цій програмі – в даному варіанті облік кадрів та розрахунки заробітної плати будуть вестись в даній програмі;;
• У зовнішній програмі – в даному варіанті облік кадрів та розрахунки заробітної плати планується виконувати у зовнішній програмі, наприклад у конфігурації «Зарплата та управління персоналом для України». В такому випадку в програмі будуть заблоковані усі кадрові та розрахункові документи, наприклад, документи: «Прийом на роботу», «Кадрове переведення» і т.п..

У розділі «Кадровий облік» виконуються налаштування кадрових документів, тобто задається ступінь деталізації кадрового обліку в програмі. Даний розділ доступний у випадку коли облік кадрів та розрахунки заробітної плати ведуться «У цій програмі»

Спрощений – кадрові документи не використовуються, кадрові дані про дату прийому, місце роботи, базовий період індексації и т.п., задаються в карточці співробітника (Рис.2). Зміни даних параметрів виконуються вручну в карточці співробітника. Історія змін кадрових даних в даному випадку не фіксується

Рис 2. – Відображення кадрової інформації в карточці співробітника підприємства

Повний – при виборі цього варіанту обліку всі кадрові зміни відображаються окремими документами, фіксується історія змін. У розділі «Зарплата і кадри» доступні кадрові документи та довідники, інформація яких використовуються при заповненні кадрових документів (Рис.3)

Рис 3. – Кадрові документи розділу «Зарплата і кадри»

У випадку зміни варіанта ведення кадрового обліку з «Спрощеного» на «Повний» передбачено механізм формування кадрових документів «Прийом на роботу» по кнопці «Сформувати кадрові документи по співробітникам, введеним в програму» в налаштуваннях «Параметри обліку» на закладці «Співробітники і зарплата» (Рис. 4).

Рис 4. – Механізм формування кадрових документів по співробітникам