Статті руху грошових коштів. Коротко і по суті.

Методичні рекомендації по організації довідника для тих, хто впроваджує BAS ERP самостійно.

Управлінський облік – це набір інструментів, за допомогою яких менеджер визначає, чи рухається підприємство у напрямку обраної стратегії.

Управлінський облік потрібен настільки, наскільки менеджери усвідомлюють свою стратегію.

Проста метафора: спидометр у автомобілі. Стратегія водія у цій метафорі – обмеження швидкості певними пороговими значеннями. Спидометр потрібен лише для контролю, що фактична швидкість відповідає бажаним параметрам. Так само управлінський облік показує, чи відповідає фінансовий потік обраній стратегії.

У плануванні руху грошових коштів можна виділити три основні стратегії:

1. Операційна діяльність підприємства має генерувати позитивний чистий фінансовий потік.
Простими словами – операційна діяльність має приносити більше грошей, ніж споживати.

2. Витрати по операційній діяльності мають бути обґрунтованими.
Купуємо лише те, що потрібно, і в потрібній кількості. Це принцип раціонального планування витрат.

3. Делегування фінансової відповідальності менеджерам.
Різними витратами керують різні компетентні менеджери, які мотивовані приймати раціональні рішення у межах своїх повноважень.

Відповідно до цих стратегій базова структура статей руху грошових коштів у BAS ERP може виглядати так:

1. Операційна діяльність

● Надходження

○ від продажу продукції
○ інші надходження

● Виплати

○ прямі виробничі витрати (матеріали, заробітна плата, соціальні внески)
○ комерційні витрати (маркетинг, комісії, інші витрати на збут)
○ адміністративні витрати
○ податки та інші обов’язкові платежі

2. Інвестиційна діяльність

● Придбання та продаж основних засобів
● Придбання та продаж інших матеріальних і нематеріальних активів
● Інші витрати по інвестиційній діяльності

3. Фінансова діяльність

● Отримання та повернення кредитів
● Видача та повернення позик співробітникам
● Отримання процентів по депозитах
● Витрати на обслуговування кредитів (страхування, комісії, відсотки)
● Інші витрати по фінансовій діяльності

4. Поповнення та вилучення власного капіталу

5. Службове переміщення коштів

Ця структура дозволяє контролювати фінансові потоки, забезпечувати гармонію між дебіторською та кредиторською заборгованістю та підтримувати плановий маржинальний дохід.

Практичні поради

1. Чітке правило для кожної статті
Для кожної статті має бути зрозуміле правило, за яким її обирають при оформленні платіжних документів. Це забезпечує коректне відображення руху грошових коштів і автоматичну звітність у BAS ERP.

2. Витрати з подвійним призначенням
Деякі витрати можуть належати до різних видів діяльності. Наприклад, дизельне паливо може використовуватися:

○ вантажним транспортом для перевезення продукції між цехами (виробничі витрати);
○ легковим транспортом для пересування керівництва (адміністративні витрати);
○ комерційними службами для доставки продукції замовнику (витрати на збут).

3. Бухгалтер не завжди знає точне призначення витрати.
У таких випадках:

○ статтю призначає менеджер, відповідальний за конкретну статтю руху грошових коштів;
○ або бухгалтер користується чіткою інструкцією;
○ якщо точне призначення невідоме – витрата відображається у статті «Інші витрати».

4. Мінімальна вкладеність та уникнення зайвої деталізації
Не потрібно створювати занадто глибокі підгрупи або деталізувати статті за цехами, проектами чи фізичною сутністю витрат. Для цього у BAS ERP існують аналітичні розрізи.

5. Короткі назви та кодування
Статті називайте коротко, зрозуміло та кодуйте, наприклад: «1212 Оплата праці виробничих робітників». Це спрощує пошук та обробку платежів.

6. Планування та делегування фінансових повноважень
Планування і делегування відповідальності має бути основою управління. Спочатку формуються плани руху грошових коштів, потім здійснюється виконання. Кожен менеджер відповідає за свою частину витрат.

7. Принцип «простіше краще» для статей
Якщо статтю не можна запланувати, за неї ніхто не відповідає або немає чіткого правила для бухгалтера – її не потрібно включати до довідника.

Цей підхід допомагає зберегти довідник компактним, зрозумілим та ефективним для автоматизації управлінського обліку руху грошових коштів в BAS ERP.