Кожне підприємство в певний момент своєї діяльності стикається із задачею проведення інвентаризації активів та зобов’язань, під час якою забезпечується достовірність даних обліку, підтверджується наявність активів, оцінюється їх стан. Зазвичай процес інвентаризації включає такі етапи як перерахунок товарів, реєстрація складських актів на основі результатів перерахунку та створення та друк відповідних описів.

В продуктах лінійки BAS - BAS ERP, BAS Комплексне управління підприємством та BAS Управління торгівлею – для проведення інвентаризації можна скористатися «Помічником оформлення складських актів». Але це можливо лише при використанні на складах ордерної схеми при оформленні надлишків, псування та нестач. В іншому випадку документація з інвентаризації створюється в ручному режимі.

Для цього необхідно перейти в розділ Склад і доставка – Надлишки, нестачі, псування – Перерахунки товарів та за допомогою кнопки «Створити» створити документ, в якому обов’язково вказується склад, для якого проводиться інвентаризація.

Заповнення табличної частини можна здійснювати за допомогою «Відбору», при якому встановлюються різні критерії в рамках обраного складу (назва робочої ділянки, області зберігання, адрес комірок, реквізити номенклатури тощо) (рис. 1).

Рис 1. – Заповнення табличної частини документа «Перерахунки товарів»

За необхідності нові рядки можна додати й вручну. В результаті таблична частина має бути заповнена товарами, за якими ї буде виконуватися перерахунок.

Варто зауважити, що при створенні документу необхідно проходити послідовне проведення документа зі зміною статусу з «Підготовлено» через «В роботі», «Внесення результатів» й до «Виконано».

В результаті можуть буди виявлені різноманітні відхилення (рис. 2) – надлишки, нестачі та пересортиця, що потребує подальшого оформлення документами.

Рис 2. – Результати перерахунку товарів

Для оприбуткування виявлених надлишків на основі документа «Перерахунки товарів» створюється документ «Оприбуткування надлишків товарів» (окремо для кожного для кожного складу та організації). В документі обов’язково вказується стаття доходів, на яку відносяться аналітика доходів та доходи від оприбуткованих товарів.

Рис 3. – Оприбуткування надлишків товарів

У випадку виявленої нестачі, списання товарів відбувається за допомогою документа «Списання нестач товарів», який також створюється на підставі «Перерахунку товарі».

Також можлива ситуація, коли під час інвентаризації буде виявлена пересортиця – фактично присутній один товар, а в системі вказаний інший. За допомогою документа «Пересортиця товарів» фіксується факт пересортиці й виправляється відповідність товарів в системі й на складі (рис. 4). При цьому вказується кількість товарів, вартість, статті доходів та витрат, на які відносяться відповідно доходи від оприбуткування та витрати при списанні товарів.

Рис 4. – Формування документі «Пересортиця товарів»

Результати проведеної інвентаризації, списання нестач, оприбуткування надлишків, відображення пересортиці як і інший рух товарів можна відстежити за допомогою звіту «Відомість по товарам організації».