Как должен выглядеть идеальный процесс подбора функционала, настроек, запуска и, главное, эксплуатации (администрирования) программы в процессе работы компании?
Лучше с самого начала начинать делать правильно, потому что этот механизм будет Вам помогать принимать правильные решения на протяжении всего жизненного цикла информационной системы:
- Создайте рабочую группу из 3-4 специалистов – руководителей среднего звена. Продажа, Производство (Склад), Закупки, Финансы. В зависимости от масштаба предприятия и особенностей распределения полномочий в эту группу может входить еще бухгалтер, например, заместитель главного бухгалтера и HR. Кто-то эту группу должен возглавить. Может директор, лично, или тот, кого он определит.
- Пройдите обучение на курсах. Это рекомендация, но в любом случае, для того чтобы принимать какие-то сознательные решения, рабочая группа должна ознакомиться с продуктом, используемой терминологией и приобрести базовые навыки.
- Начните проводить еженедельные совещания, в какой-нибудь удобный день, во вторник, например. Обсуждайте задачи, которые будет сама себе ставить эта рабочая группа на текущую неделю, и суммируйте результаты выполнения задач прошлых недель. Обсуждайте и решайте все вопросы вместе на этих совещаниях. То есть не сваливайте всю ответственность на какого-то одного человека, потому что так дела не будет.
- На первом совещании разделит между собой справочники. За каждый справочник, который вы видели в системе во время обучения (они там уже были заполнены данными демонстрационного примера, а вам придется их заполнить «с нуля» своими данными) должен отвечать кто-то конкретный – один человек. То есть может быть и так, что за все справочники отвечает один человек, но это плохая идея потому, что мозг работает лучше, когда есть с кем посоветоваться. Обычно за «Номенклатуру» отвечает специалист по продажам, а за справочники «Партнеры/Контрагенты» — финансисты, и так далее. То есть отвечает за справочник кто один, но все решения обсуждайте совместно.
- Каждый ответственный по направлению должен подготовить проекты справочников, за которые они отвечают. Вот просто в Excel табличке. Для этого нужно будет глубже погрузиться в то, как эти справочники выглядят в программе и определиться с источником данных для их заполнения. Все эти данные у вас есть, вы ведь работаете давно, но так всегда бывает, что они не упорядочены, и у разных специалистов есть разное видение этого упорядочения. Различное видение это нормально (например, продавцы, закупщики и финансисты могут по-разному видеть структуру справочников «Виды номенклатуры» и «Номенклатура»), но нужно прийти к какому-то общему решению.
- После этого создайте отдельную информационную базу для тренировок, там создайте все справочники (т.е. в общем случае их можно и скачать с Excel), и выполните все действия, которые вас учили на курсах. То есть условно, дайте заказ поставщику, купите товары на склад, получите заказ от клиента, отгрузите товар. Все шаги обсуждайте совместно, это непростая задача, возможно, придется возвратиться назад, перерабатывать, или дополнять справочники, перечитывать методичку и так далее. Но когда вы ее проделаете, то в вашей коллективной голове уже будет достаточно знаний, чтобы начинать реальную эксплуатацию. Все то же будет делать любой сознательный внешний подрядчик, участие которого может просто упростить этот путь, чтобы было меньше блужданий, но все равно все действия потребуют диалога с рабочей группой, и все решения будут согласовываться с ней. То, что описано в п.6. в коммерческих предложениях называется «Моделирование».
- Во время всего этого вы увидите различия между вашим текущим процессом и документооборотом, и вы промоделировали. Это и есть точка о которой я писал в п.2. Надо будет принять решение, можно обратиться за советами к специалистам. Если будет принято решение дорабатывать обычный программный код, то тестирование этих доработок необходимо проводить на этой же базе моделирования. Такой подход позволит предотвратить лишние потери нервов.
- После завершения моделирования, когда появилась определенная ясность, нужно уделить цвагу обучению пользователей по каждому направлению. Конечно, все зависит от масштаба предприятия, но по опыту 70% трудозатрат при внедрении идет на анализ ошибок пользователей.
- Начало реальной эксплуатации новой программы это в любом случае стресс на предприятии, но, если качественно выполнить все о чем написано выше, этот стресс можно минимизировать.
