Притча о желтой коробке. Первые шаги.

Цель нашей компании - предоставление качественных услуг по обучению и консультированию клиентов.

Притча о желтой коробке и «большой красной кнопке». Автоматизация управленческого учета на 1С:УПП для небольшого предприятия. Первые шаги.


Первые шаги

К сожалению процент предприятий у которых не получается преодолеть барьер перехода «гараж» - «большой цех» достаточно высок. И тут не всегда дело в способностях руководителей, или не знании, что нужно делать. Зачастую это отсутствие доступного и понятного инструмента управления. Инструмента, который бы позволял выстроить взаимосвязь всех участков работы предприятия, от складского учета и взаиморасчетов с покупателями до расчета себестоимости. Опишу основные проблемы, которые возникают на этой стадии развития предприятия.


Склад

Складской учет, который до этого легко велся в голове, начинает давать сбои. Сколько и каких материалов осталось на складе, вопрос очень простой. Но почему то закупаются материалы, которых на складе и так много, про них просто забыли или они чем то завалены в дальнем углу, при этом материалы которые действительно необходимы не закупаются в нужном количестве. Или так, на дату закупки материалы были в наличии на складе, но их не задумываясь пустили в работу для другого заказа или клиента. Актуальной становиться материальная ответственность, взяли образцы, что бы показать клиенту и не вернули назад. А то и просто некоторые вещи перемещаются к работникам домой. Как следствие необходимо дополнительно тратить время и деньги на закупку материалов. Особенно это заметно, если материалы дорогостоящие и поставщик территориально удален. Учет готовой продукции, в случае выпуска даже небольшой части продукции или полуфабрикатов на склад, подвержен этим же факторам. Как показывает практика, неконтролируемый складской запас может составлять от 50 до 100% месячного оборота предприятия.


Деньги

Учет денежных средств также видоизменяется с ростом предприятия. В период работы в гараже было все ясно и понятно, есть три клиента, каждый из которых дал определенную сумму предоплаты, на них закуплены материалы, остальное прибыль с конкретного заказа в виде живых денег. Теперь все немного по другому, вопрос «куда же деваются деньги» звучит все чаще, но не имеет ответа, хотя предприятие берет предоплату, ничего попусту не тратит и пытается просчитывать свои действия. Одной из причин такой ситуации является рост дебиторской задолженности. Сам по себе такой рост не есть плохим показателем, любой быстрорастущий бизнес сталкивается с увеличением дебиторской задолженности - ведь отсрочка платежа такой же эффективный способ увеличения продаж, как и скидка. Сложность заключается только в том, чтобы определить какой размер такой задолженности может себе позволить предприятие. При отсутствии должного внимания просроченная дебиторская задолженность может составлять до 40% от общей задолженности, при этом скорость оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности может отличаться в 1,5–2 раза. А это неизбежно приведет к хронической нехватке оборотных средств и неоправданной необходимости брать кредиты и платить высокие проценты за их использование. При низкой рентабельности бизнеса это может привести к невозможности погасить эти кредиты.


Затраты, издержки, себестоимость

Наиболее сложные с технической точки зрения и наименее заметные для собственника проблемы это - учет затрат, определение себестоимости готовой продукции и ценообразование. Работая на малых оборотах, легко было просчитать себестоимость продукции и по этим расчетам формировать цену конечному потребителю. С ростом предприятия увеличиваются и объемы продаж, часто возникает ситуация когда необходимо с высокой точностью лавировать продажной ценой между покупателем и конкурентами - учет затрат и расчет себестоимости в такой ситуации становится жизненно важными вопросами. И тут бы хорошо задуматься, а не продаем ли мы свою продукцию ниже ее себестоимости, работая в минус? Кроме того, у предприятия появляется большое количество разнообразных расходов помимо закупки материалов - аренда офиса, аренда цеха, расходы на автотранспорт и связь, командировки, зарплата бухгалтера, секретаря и т.д.

На практике, расчет себестоимости на большинстве предприятий в лучшем случае присутствует в виде учета прямых материальных затрат. Учет прочих затрат либо носит несистемный характер, либо отсутствует полностью. Не стоит исключать из внимания и «непроизводственные издержки». Один из часто встречаемых вариантов таких издержек, завышение производственниками объемов списания сырья, материалов и энергоносителей сверх технологических норм. Это приводит к образованию неучтенного сырья, которое может прямо реализовываться на сторону, или из него на выходе может образовываться неучтенная продукция. Во всех случаях затраты ложатся на предприятие, а выгоду получают отдельные работники. Замечу, что достаточно легко осуществимое уменьшение затрат на 3-5% по ключевым статьям расходов приводит к увеличению прибыли на 20-25%. Все перечисленные выше проблемы достаточно легко решаются с применением организационных рычагов и наличии прозрачной учетной системы. Прозрачной, разумеется для собственников, а не проверяющих органов. Рассматривая вопрос выбора программного продукта для решения описанных выше задач, сталкиваешься с тем, что рынок учетных программ наполнен большим количеством разнообразных предложений и сделать выбор действительно достаточно трудно.

Большая часть из них заточена под бухгалтерский и налоговый учет. Уделять внимание этим видам учетам необходимо, но они прямо не связаны с управленческим учетом предприятия. Некоторые программы учета громоздки и тяжело внедряемы, другие не имеют стабильной поддержки, качество которой зависит от конкретного разработчика. А некоторые просто не удовлетворяют потребностям предприятия. Поэтому на практике часто приходится наблюдать, как предприятия пытаются приспособить под свои нужды «заплаточные» решения, которые им продали по причине не полного понимания их потребностей, либо по причине отсутствия на прилавке необходимого продукта, руководствуясь лишь принципом «главное продать». В любом случае результат обычно одинаков, программное обеспечение не позволяет выстроить единую управляемую систему.

На мой взгляд, на сегодняшний день для решения поставленной задачи наиболее подходит «1С: Управление производственным предприятием» (УПП). Вероятно те, кто знаком с продуктами 1С возразят, конечно УПП это хорошо, но это же долго и дорого. До какого-то момента действительно так и и было. Но за последние несколько лет картина сильно изменилась.

Во-первых, «маленькие» производители сильно подросли, об этом я писал выше, и у них в полной мере стали проявляться все «болезни» свойственные большим производственным предприятиям. Значит и способы «лечения» нужно применять соответствующие. Во-вторых, накопился опыт использования УПП, стало понятно на чем в первую очередь нужно сконцентрировать усилия и, как автоматизировать управленческий учет быстро и относительно недорого. За счет чего получается быстро? Во-первых, начинать можно с любого дня, а не ждать начала месяца или квартала, как при автоматизации бухгалтерского учета. Во-вторых, старт без задействования бухгалтерского учета, дает возможность тратить время только на автоматизацию действительно важных для бизнеса участков, а не распыляться на споры о бухгалтерских проводках и формах налоговых накладных и реестров. Такую роскошь далеко не всегда может позволить себе большое предприятие, а для «маленьких» это норма, а с точки зрения трудозатрат команды консультантов - существенная экономия.

Основная сложность – люди. Что такое управленческий учет на небольшом предприятии? Это, как правило, электронная таблица, которую в свое время собственник построил для себя сам, а позже поручил ее заполнять кому-то из подчиненных. В какой-то момент эта таблица уже никого не устраивает, но к ней все привикли и она, что называется «вросла в сознание». Изменить существующее положение дел нужно также «сверху» показав собственнику, как можно делать по-другому. Пожалуй это и есть самое сложное.

При помощи УПП можно в буквальном смысле выстроить на предприятии четкую учетную схему за счет взаимосвязи данных в системе. Выражается это в самоконтроле подразделений и контроле одних подразделений другими по всей цепочке деятельности предприятия, от склада материалов до реализации готовой продукции. Например, если мы перемещаем материалы с одного склада на другой, то они одновременно уйдут с одного склада и появятся на другом. Материалы не могут поменять количество по дороге или вовсе потеряться, оба кладовщика становятся контролерами друг друга. Как следствие, также исчезает «шаманство» с учетными данными, при котором цифры берутся из непонятных табличек или разрозненных баз данных. В УПП все данные прозрачны, из любого отчета можно отследить первичный документ создавший движение в несколько кликов мишки. При этом от пользователей, работающих с программой, не требуется знания бухгалтерского учета, весь контроль происходит на уровне интуитивно понятных отчетов «нам должны, мы должны», «ушло со склада, пришло на склад».

Мне запомнился показательный случай на одном из внедрений - начальник производства, проходивший обучение работе в УПП произнес фразу: «В этой программе руководство сразу будет видеть перерасход материалов по нашему цеху, пора увольняться…». Плюс ко всему в УПП заложены большие возможности дальнейшего развития, подсистемы: CRM (система управления взаимоотношениями с клиентом), планирования производства, закупок, продаж, бюджетирования – легко вводятся в работу на любом жизненном этапе предприятия. Мне часто задают вопрос, за какой отрезок времени можно внедрить УПП на небольшом (до 20 рабочих мест) предприятии, получив вполне осязаемый результат и во сколько может обойтись такое внедрение? Период внедрения по технологии «быстрого старта» рассчитан на 2-3 месяца, сюда входит обучение пользователей и запуск системы в наиболее приоритетных для заказчика участках: оперативное производство, управление запасами, управление продажами и закупками, управление денежными средствами.

Общая стоимость, учитывая приобретение самого программного продукта 1С8 УПП, обучение сотрудников для работы в программе и работу 2-3 специалистов проектной команды в ходе внедрения на предприятии лежит в пределах 150-200 тыс.грн. Для кого-то эта сумма вполне приемлема, кому то это может быть достаточно дорого. В любом случае динамично наращивающее обороты предприятие всегда может найти более «полезное» применение этим деньгам. По вопросу стоимости замечу, не сложно подсчитать что внедрение УПП позволяет устранить разрывы в учете запасов, готовой продукции, учете затрат, дебиторской задолженности и вернуть в оборот предприятия сумму денег равную, а то и на несколько порядков выше стоимости самого внедрения.

Кроме этого на сегодняшний день для снижения стоимости внедрения почти на половину есть интересное и достаточно простое решение. Возможно в это трудно поверить, но Европейский банк реконструкции и развития (ЕБРР) действительно предоставляет предприятиям гранты, составляющие от 25% до 75% чистой стоимости программного обеспечения и проекта его внедрения.

Продолжение: Автоматизация управленческого учета на 1С:УПП для небольшого предприятия. Что нужно делать.