Притча о желтой коробке и «большой красной кнопке». Автоматизация управленческого учета на 1С:УПП для небольшого предприятия. Что нужно делать.

Цель нашей компании - предоставление качественных услуг по обучению и консультированию клиентов.


Что нужно делать. 

После того, как собственники приняли решение внести организационные изменения в систему управленческого учета, необходимо выполнить как минимум два шага. Первый шаг, организовать ввод первичных данных для учета материальных и денежных средств с помощью УПП 1С8. Второй шаг, на основании полученных первичных данных определить перечень финансовых показателей и механизм контроля деятельности предприятия, о втором шаге и пойдет речь дальше.

 Собственники бизнеса по мере роста предприятия и встающих перед ними задач разрабатывают понятную для себя форму финансовой отчетности, с помощью которой осуществляется контроль и управление предприятием. Наиболее часто используемый на практике и кажущийся вполне естественным способ определения финансового результата выглядит так: Приход всех денег за период – Расход всех денег за период = (+) Прибыль или (-) Убыток. Добавим к этому отчету входящий остаток и выведем остаток на конец, получим универсальный отчет, объединяющий в себе движение денег и финансовый результат. Однако показатель, который выдает этот отчет (в теории этот показатель называется «чистым денежным потоком»), говорит лишь о положительном балансе движения денег за период, и никак не связан с определением прибыльности.

 Глядя в этот отчет можно смело продавать продукцию ниже себестоимости, для этого будет достаточно получать авансы за продукцию от покупателей, еще больше уверенности придадут отсрочки платежей, получаемые от поставщиков материалов. По мере накопления убытков, сумм предоплаты полученной от покупателей хватит лишь на погашение текущих задолженностей, а на сами материалы денег уже не будет. Тогда достаточно взять кредит и опять наблюдать в отчете положительный результат и продолжать продавать продукцию в убыток. После того как и эти деньги будут съедены, дальнейшая судьба предприятия будет зависеть от того сколько раз еще предприятие сможет взять кредит и когда один из кредиторов решить получить свои средства назад.

 Более прагматичные руководители своевременно понимают недостатки такого способа, и в учете появляются контроль дебиторской и кредиторской задолженности, расчет себестоимости и даже упрощенный вариант баланса предприятия, оценивающий рост стоимости бизнеса. Если так, то осталось сделать следующий шаг, нужно собрать эти разрозненные показатели в единую финансовую систему.

Перечень наиболее часто задаваемых вопросов, ответ на которые собственник хочет получать от управленческого учета:

  • финансовое состояние на начало периода
  • сколько заработано денег за период
  • откуда получены деньги и куда они потрачены
  • как изменилось состояние предприятия на конец периода

 Существует три основных отчета, которые позволяю получать ответы на эти вопросы и держать руку на пульсе предприятия.

Отчет о движении денежных средств (откуда получены и куда потрачены деньги). Предназначен для того, что бы оперативно контролировать наличие оборотных денежных средств и рассчитывается по формуле:

 Приход всех денег – Расход всех денег = Чистый денежный поток.

 Собственно говоря, найти руководителя который не интересуется наличием остатка денежных средств на расчетном счету или в кассе, наверное трудно. Разница может быть лишь в оперативности, частоте и форме получения такой информации руководством. Отсутствие оборотных средств «кровь предприятия», приводит к замедлению или полной остановке деятельности, это неоспоримый факт.

Отчет о Доходах и Расходах (сколько денег заработано). В отчете отражается отпускная цена продукции и структура себестоимости этой же реализованной продукции, но не отражаются полученные деньги за поставленную продукцию и понесенные расходы на ее изготовление. Доходы определяются по фактической отгрузке продукции, не по оплате. Расходы определяются по фактическому списанию материалов и поступлению услуг, а не по оплате за них. Этот подход можно выразить в формуле:

 Прибыль = Доход (сумма отгрузки) – Расходы (полная себестоимость продукции).

 Как вариант для «продвинутых»:

 Прибыль = Маржинальный доход (доход - производственная себестоимость) – Косвенные затраты.

 Полное отсутствие на предприятии хотя бы в минимальном виде такого расчета чревато для бизнеса настолько поздним осознание кризисного положения, что сделать что-либо для исправления ситуации уже нельзя и бизнес прекращает свое существование.

Управленческий баланс. Именно этот отчет отвечает на вопрос, каково было финансовое состояние бизнеса на начало периода и как оно изменилось на конец. Баланс состоит из двух основных разделов, актива (что имеем) и пассива (откуда взялось то, что имеем), которые должны быть равны между собой.

 Наиболее редко встречающийся отчет на практике, в лучшем случае присутствует его упрощенный вариант, заключающийся в подсчете активов предприятия. Сложность получения баланса без наличия специализированных учетных систем перечеркивает все положительные выгоды от его использования.

 Для того что бы обеспечить работоспособность предприятия, вполне достаточно уметь оперировать двумя первыми отчетами, отчетом о движении денежных средств и отчетом о доходах и расхода, а составлением баланса не усложнять себе жизнь.

 Теперь о том, как такой учет можно организовать с помощью УПП с минимальными усилиями.

 Если удалось запустить оперативный управленческий учет, а это первый шаг, значит уже большая часть дела сделана. В наличии есть данные, с которыми можно дальше работать.

 Используя имеющиеся в УПП отчеты и путем не сложной настройки подсистемы «Бюджетирования» можно полностью перекрыть весь перечень инструментов для управления денежными средствами предприятия, оценки финансового состояния бизнеса и контроля за его изменениями. Результатом этого процесса должно быть не обилие финансовых показателей как самоцель, а умение видеть за показателями общую картину своего бизнеса.